Trong vai trò là nhà quản lý doanh nghiệp, chắc hẳn bạn luôn tìm kiếm các giải pháp công nghệ tiên tiến để tối ưu hóa các hoạt động điều hành và quản trị. Phần mềm ERP (Enterprise Resource Planning) là giải pháp nâng tầm quản trị, tối ưu nguồn lực top đầu hiệu quả hiện nay. Vậy ERP là gì? Sử dụng phần mềm ERP hiệu quả cần lưu ý điều gì? Triển khai dự án ERP gồm những bước nào? Hãy cùng Gia Cát tìm câu trả lời qua bài viết này.
Để hiểu rõ khái niệm “Phần mềm ERP” hay hệ thống ERP, trước tiên chúng ta cần phân tích các thành phần cấu thành nó. Cụ thể:
“Enterprise” (Doanh nghiệp): Là tổ chức, đơn vị sử dụng hệ thống phần mềm để quản lý và khai thác nguồn lực theo quy trình hoạt động tối ưu.
“Resource” (Nguồn lực): Là tất cả các tài nguyên, giá trị hiện hữu hoặc được tạo ra trong quá trình hoạt động của doanh nghiệp. Nguồn nhân lực cũng được xem là một loại nguồn lực quan trọng.
“Planning” (Hoạch định): Là quá trình các bộ phận trong doanh nghiệp tương tác, phối hợp để giải quyết công việc hàng ngày, dù đơn giản hay phức tạp, đều ảnh hưởng đến toàn bộ nguồn lực của tổ chức.
ERP (Enterprise Resource Planning) là việc lập kế hoạch, quản lý tổng thể nguồn lực doanh nghiệp thông qua ứng dụng công nghệ thông tin. Sử dụng phần mềm ERP giúp thu thập, lưu trữ, phân tích dữ liệu và hỗ trợ các hoạt động kinh doanh như lập kế hoạch sản xuất, quản lý chi phí, tiếp thị, bán hàng, quản lý kho vận, kế toán,… đặc biệt phù hợp với doanh nghiệp lớn.
Vậy phần mềm ERP chính là một hệ thống tích hợp nhiều ứng dụng, module tính năng khác nhau, giúp nhân viên, nhà quản lý xây dựng quy trình chuẩn để tương tác, quản lý toàn diện các nguồn lực của doanh nghiệp từ A – Z trên một nền tảng duy nhất. Từ đó tối ưu hóa nguồn lực, nâng cao hiệu quả hoạt động, Sử dụng phần mềm ERP hiệu quả bứt phá lợi nhuận và vững vàng lợi thế cạnh tranh.
ERP không chỉ đơn thuần là một giải pháp công nghệ, mà còn là hệ thống tích lũy kiến thức và kinh nghiệm quản lý, quy trình nghiệp vụ. Tại Việt Nam, mặc dù nhiều doanh nghiệp đã triển khai ERP, thậm chí đầu tư số tiền lớn cho các phần mềm của nhà cung cấp nước ngoài, nhưng lợi ích đạt được vẫn chưa tương xứng. Dưới đây là một số lời khuyên cơ bản về những yếu tố doanh nghiệp cần chuẩn bị để sử dụng phần mềm ERP một cách hiệu quả nhất.
– Xác định rõ nhu cầu, đặc thù nghiệp vụ và khả năng tài chính: Đây là bước quan trọng nhất, ảnh hưởng đến mọi quyết định và hiệu quả sử dụng ERP sau này. Doanh nghiệp cần nhận diện rõ yêu cầu, đặc thù hoạt động và năng lực tài chính của mình để lựa chọn được giải pháp phù hợp nhất cũng như đưa ra các yêu cầu cụ thể cho đơn vị triển khai.
– Lựa chọn nhà cung cấp: Doanh nghiệp cần đánh giá kỹ lưỡng các yếu tố của nhà cung cấp: Năng lực và kinh nghiệm, uy tín và khả năng hỗ trợ, giải pháp và tính tùy biến, chi phí,… để lựa chọn được đơn vị đồng hành phù hợp, vừa đáp ứng yêu cầu nghiệp vụ, vừa đảm bảo hiệu quả, tính ổn định và sự hỗ trợ lâu dài.
– Triển khai dự án: Sự thành công của dự án đòi hỏi sự phối hợp chặt chẽ giữa nhà cung cấp và doanh nghiệp. Các bước triển khai cần thực hiện theo một quy trình bày bản để đảm bảo khả năng triển khai và ứng dụng phần mềm quản trị doanh nghiệp ERP thành công.
Là một hệ thống quản trị tích hợp chuyên sâu, Việc triển khai cũng như đưa vào vận hành để sử dụng phần mềm ERP là một quá trình phức tạp cẩn tuân thủ các bước quan trọng. Sau đây là 7 bước triển khai tiêu chuẩn mà Gia Cát đã tóm lược để giúp doanh nghiệp có cái nhìn rõ ràng hơn về quy trình này.
Bước 1 – Chuẩn bị dự án ERP: Khi doanh nghiệp đã xác định được mục tiêu, phạm vi, kế hoạch triển khai và tìm chọn được nhà cung cấp giải pháp ERP phù hợp. Một đội dự án với các chuyên gia, lãnh đạo cấp cao, đại diện từ các bộ phận sẽ được lập ra và tiến hành phát triển kế hoạch dự án toàn diện, bao gồm thống nhất thời gian triển khai, các mốc quan trọng, phân bổ nguồn lực,…
Bước 2 – Khảo sát doanh nghiệp: Thu thập các yêu cầu từ các bên liên quan khác nhau nhằm hiểu rõ nhu cầu, nhận diện các vấn đề cần giải quyết và tùy chỉnh cụ thể. Đội dự án tiến hành đánh giá kỹ lưỡng các quy trình, hệ thống và dữ liệu kinh doanh hiện có của doanh nghiệp với các nội dung khảo sát gồm:
– Cách thức hoạt động
– Quy trình sản xuất kinh doanh
– Quy trình quản lý
– Quy mô phát triển doanh nghiệp trong tương lai
Bước 3 – Phát triển chỉnh sửa hệ thống: Thiết lập và lập trình trên phần mềm đáp ứng các bài toán đã khảo sát từ phía doanh nghiệp. Quá trình này bao gồm thiết lập quy trình nghiệp vụ trong phần mềm, xây dựng các báo cáo, tích hợp dữ liệu và tùy biến giao diện người dùng,…
Triển khai – Cài đặt đào tạo: Cài đặt và cấu hình phần mềm ERP theo thông số kỹ thuật thiết kế. Đồng thời, việc cung cấp tài liệu và các chương trình đào tạo nhân sự sử dụng phần mềm ERP cũng được thực hiện song song, giải đáp thắc mắc và hỗ trợ nhân viên trong quá trình sử dụng hệ thống.
Bước 4 – Vận hành thử: Thực hiện đa dạng các loại thử nghiệm nhằm xác minh tính chính xác dữ liệu, hiệu năng và trải nghiệm người dùng, phát hiện lỗi, khắc phục sự cố để đảm bảo hệ thống ERP hoạt động đúng như mong đợi.
Bước 5 – Go-live – Đưa hệ thống vào khai thác: Đây là giai đoạn mà quá trình triển khai hệ thống được hoàn thành. Và phần mềm ERP được di chuyển từ thử nghiệm sang ứng dụng thực tế. Doanh nghiệp có thể sử dụng phần mềm ERP chính thức.
Bước 6 – Nghiệm thu tổng thể phần mềm: Đội dự án sẽ tiến hành nghiệm thu tổng thể, kiểm tra đầy đủ các tính năng, chức năng và tích hợp giữa các mô-đun. Cuối cùng bàn giao hệ thống cho doanh nghiệp.
Bước 7 – Bảo hành, bảo trì hệ thống: Nhà triển khai ERP cung cấp hỗ trợ kỹ thuật liên tục, sửa lỗi và cập nhật hệ thống. Đồng thời lập kế hoạch cải tiến, nâng cấp và mở rộng trong tương lai dựa trên nhu cầu kinh doanh và tiến bộ công nghệ.
Bước 8 – Sử dụng phần mềm ERP hiệu quả đảm bảo hệ thống phát huy tối đa tiềm năng, mang lại sự thay đổi vượt trội trong doanh nghiệp nội bộ doanh nghiệp và cả những lợi ích đối với khách hàng, nhà cung cấp đối tác, tăng sức mạnh cạnh tranh và dẫn đầu thị trường. Nhận tư vấn chuyên sâu cùng chuyên gia tại Gia Cát – Đơn vị uy tín – Hơn 12+ năm tư vấn triển khai ERP đa ngành nghề – Cam kết hiệu quả 100%, bằng cách liên hệ theo thông tin dưới đây.
————————
GIA CAT TECHNOLOGY SOLUTIONS
➤ Địa chỉ: 146 Nguyễn Văn Trỗi, P.8, Phú Nhuận, TPHCM
➤ Hotline: 0888 934 886
➤ Email: kinhdoanh@giacat.vn
