Doanh nghiệp mới bước đầu sử dụng ERP đều có những trải nghiệm mới mẻ, tiện ích bởi tính toàn diện và đa năng của hệ thống. Hệ thống ERP tích hợp các quy trình kinh doanh khác nhau vào trong một nền tảng duy nhất, giúp doanh nghiệp quản lý toàn bộ quy trình kinh doanh theo cách trực quan và hiệu quả hơn. Nó cũng cung cấp cho doanh nghiệp khả năng quản lý và định vị nguồn lực một cách tối ưu, giúp doanh nghiệp hoạt động hiệu quả hơn và đáp ứng tốt hơn với nhu cầu của khách hàng.
ERP là một hệ thống quản trị đồ sộ phức tạp, việc triển khai thành công mang đã khó nhưng để sử dụng hiệu quả thì càng khó hơn. Vậy nên để giúp doanh nghiệp đỡ bỡ ngỡ khi trải nghiệm cũng như tránh các rủi ro, bất cập không mong muốn khi mới bắt đầu sử dụng phần mềm quản trị tiên tiến này. Dưới đây là 7 bước hướng dẫn sử dụng phần mềm ERP quan trọng mà doanh nghiệp cần nắm vững và thực hiện.
Cài đặt phần mềm ERP phù hợp
Sau khi xác định mục tiêu và chiến lược triển khai, lựa chọn phần mềm ERP phù hợp, chuẩn bị dữ liệu. Doanh nghiệp tiến hành cài đặt phần mềm ERP. Với các giải pháp On – Premise, doanh nghiệp sẽ không cần phải cài đặt ERP bởi đây là công việc của những nhà cung ứng sản phẩm, quá trình này đòi hỏi chuyên môn và sự hỗ trợ toàn điện từ đội ngũ triển khai.
Đối với các giải pháp online, việc sử dụng cho doanh nghiệp chỉ đơn giản là tải phần mềm ERP về máy tính và đăng nhập bằng tài khoản đã được cung cấp.
Chuẩn hóa quy trình hoạt động và dữ liệu kinh doanh
Cần chuẩn hóa quy trình hoạt động và dữ liệu kinh doanh trong doanh nghiệp để đảm bảo rằng hệ thống ERP có thể đồng bộ thông tin giữa các phòng ban và cho phép người quản lý theo dõi tiến độ trên một nền tảng thống nhất. Việc thống nhất các quy trình hoạt động theo một tiêu chuẩn chung sẽ tối đa hóa hiệu quả của mô hình ERP.
Phân quyền cho các cá nhân:
Phần mềm ERP giúp nhân viên truy cập dữ liệu liên phòng ban để phục vụ công việc chung, tiết kiệm thời gian và đơn giản hóa thủ tục hành chính. Ban lãnh đạo cần có sự phân quyền hợp lý nhằm đảm bảo hệ thống vận hành trơn tru và bảo mật nội dung kinh doanh khỏi các đối thủ cạnh tranh hoặc hacker.
Khai thác khả năng workflow của phần mềm ERP
Các phần mềm ERP phổ biến hiện nay đều tích hợp tính năng workflow, cho phép tự động hóa quy trình bằng cách truyền thông tin điện tử từ vị trí này sang vị trí khác để hoàn thành công việc một cách đồng bộ và nhanh chóng. Việc khai thác thành công workflow sẽ tăng năng suất làm việc, đạt được hiệu quả tích cực hơn.
Kết nối với khách hàng và nhà cung cấp
ERP nâng cao kết quả hoạt động, tiếp cận khách hàng cũng như tạo ra trải nghiệm tốt hơn. Việc kết nối chặt chẽ với nhà cung cấp phần mềm cũng rất quan trọng để xử lý các sai sót và lỗi. Các phần mềm ERP hiện nay đều có thể duy trì liên kết từ xa mà vẫn đảm đảm được an ninh dữ liệu cho đối tác.
Ứng dụng tính năng phân tích của ERP
Bằng mô hình dữ liệu tập trung, hệ thống ERP giúp doanh nghiệp giảm áp lực quản lý công việc. Điều này cho phép lãnh đạo có thời gian xem xét kết quả, đánh giá và điều chỉnh kế hoạch chung. Công cụ phân tích của ERP mang lại cái nhìn đa chiều, khách quan và kịp thời, giúp ra quyết định nhanh chóng, chính xác và nắm bắt được các cơ hội mới.
Theo dõi và điều chỉnh quy trình hoạt động
Bước cuối cùng trong bản hướng dẫn sử dụng phần mềm ERP là doanh nghiệp cần theo dõi hiệu quả công việc đạt được khi sử dụng phần mềm so với trước đây. Dựa vào đó để phân tích và tái thiết kế quy trình kinh doanh và chuẩn hóa toàn diện để phù hợp với sự xuất hiện của phần mềm ERP.
Một sai lầm phổ biến của nhiều doanh nghiệp trong việc áp dụng hệ thống quản lý mới là tiếp tục sử dụng các quy trình và thủ tục cũ. Điều này không phù hợp với sự thay đổi liên tục trên thị trường, do đó việc triển khai ERP cần được cập nhật và điều chỉnh theo sự phát triển chung.
Bằng cách nắm vững những lưu ý và thực hiện theo các bước hướng dẫn sử dụng phần mềm ERP trên đây, doanh nghiệp có thể định hướng tốt hơn quá trình triển khai và sử dụng phần mềm ERP, tối đa hóa lợi ích tiềm năng của nó, đồng thời thúc đẩy tăng trưởng và hiệu quả kinh doanh tổng thể. Hãy tiếp tục đón đọc các bài tiếp theo để không bỏ lỡ các kiến thức hữu ích khác về quản lý điều hành.
